Changer de prestataire informatique sans interrompre son activité
C'est l'objection numéro un des dirigeants qui savent déjà qu'ils vont changer : la peur que la bascule coûte plus cher que le problème qu'elle règle. Dans les faits, une reprise se déroule pendant que les équipes travaillent. Voici le calendrier réel, semaine par semaine, et les trois endroits où ça coince.
Comment changer de prestataire informatique sans interrompre son activité ?
La bascule se prépare avant la résiliation : récupérer l'inventaire, les accès administrateurs et la documentation, vérifier les sauvegardes, puis faire cohabiter les deux prestataires le temps de la reprise. Chez Aerolis, cette reprise prend de une à trois semaines.
- Avant de résilier : obtenir inventaire, accès administrateurs et documentation.
- Clause à relire : le préavis et la réversibilité du contrat en cours.
- Durée de reprise : une à trois semaines selon la taille du parc.
- Continuité : l'ancien environnement reste actif jusqu'à validation du nouveau.
Changer de prestataire informatique n'est pas un projet technique. C'est un transfert de connaissances : ce que l'ancien sait de votre parc doit passer chez le nouveau, ou être reconstitué. La difficulté ne vient donc pas des machines, mais de la coopération — ou de l'absence de coopération — du prestataire sortant.
Cet article décrit ce qui se passe concrètement, y compris dans le cas défavorable où l'ancien prestataire ne rend rien.
Les signaux qui déclenchent le changement
Rares sont les PME qui changent sur un coup de tête. Quand nous reprenons un parc, c'est presque toujours après l'un de ces quatre constats.
Le calendrier réel d’une reprise
Comptez deux à quatre semaines selon la taille du parc. Aucune de ces étapes n'exige d'arrêter l'activité, et les changements sensibles se font hors horaires de bureau.
Le principe qui gouverne tout le calendrier : rien ne bascule d'un bloc. Chaque changement sensible est vérifié avant de passer au suivant.
Les trois points où ça coince
Autant les nommer. Dans une reprise sur cinq, l'un des trois se présente — et aucun n'est bloquant si on l'anticipe.
1. Le prestataire sortant ne rend pas les accès
C'est le cas le plus redouté, et il arrive. Un prestataire mécontent de perdre un client peut traîner, répondre partiellement, ou simplement cesser de répondre.
Ce n'est pas bloquant, parce que les accès se reconstruisent. Un administrateur du domaine se recrée, un pare-feu se réinitialise, un serveur se reprend en main physiquement. C'est plus long — quelques jours de plus — mais l'issue ne dépend pas de sa coopération. C'est exactement pour cette raison que l'inventaire est fait en semaine 1, avant toute discussion avec lui.
Point de vigilance juridique : vos données, vos licences et votre matériel vous appartiennent. Un prestataire ne peut pas les retenir. Ce qu'il peut retenir, c'est sa propre documentation interne — d'où l'intérêt de vérifier, dans votre contrat actuel, ce qui est prévu à la sortie.
2. Le contrat en cours n’est pas encore échu
Deuxième frein classique : le sentiment d'être coincé jusqu'à l'échéance. Deux remarques.
D'abord, la résiliation vous appartient : c'est à vous de la notifier selon les conditions de votre contrat, et nous ne pouvons pas le faire à votre place. Nous pouvons en revanche vous aider à identifier les échéances et le préavis applicable.
Ensuite, un chevauchement de quelques semaines entre les deux contrats n'est pas un gaspillage. C'est même la configuration la plus confortable : elle laisse le temps de valider la reprise avant de couper quoi que ce soit.
3. Il n’existe aucune documentation
Le cas le plus fréquent, en réalité. Pas par malveillance : beaucoup de petits prestataires travaillent de mémoire, et cette mémoire part avec eux.
La reconstitution fait partie du travail de reprise. Elle prend quelques jours de plus, et elle produit un effet secondaire utile : vous récupérez enfin un inventaire à jour et une architecture documentée, ce que vous n'aviez peut-être jamais eu. Nous avons repris un parc sans aucune documentation, avec un prestataire sortant injoignable — le déroulé complet figure dans nos études de cas.
Ce que la reprise doit vous laisser
À la fin, vous devriez disposer de quatre choses que vous n'aviez pas forcément avant : un inventaire du parc tenu à jour et consultable, un historique de vos demandes, une visibilité sur les remplacements à prévoir et leur budget, et un délai d'intervention écrit noir sur blanc.
Si ces quatre points ne sont pas au rendez-vous, le changement n'a réglé qu'un problème de personne. Le reste est détaillé dans notre méthode, étape par étape, et nos engagements de service précisent les chiffres opposables.
Un dernier mot sur le calendrier : le meilleur moment pour changer, c'est avant l'incident, pas pendant. Une reprise menée dans le calme prend deux à quatre semaines. La même reprise menée en urgence, après une panne majeure, se fait dans de bien moins bonnes conditions et coûte davantage.