Que faire informatiquement au départ d’un salarié ?
Récupérer et transmettre ses données professionnelles avant son départ, désactiver tous ses comptes le jour même — messagerie, applications, accès distants —, changer les mots de passe partagés qu'il connaissait, récupérer le matériel, et mettre en place un message d'absence indiquant le nouveau contact. Le compte est supprimé ensuite, après la durée de conservation décidée.
- Désactiver n'est pas supprimer : on bloque l'accès immédiatement, on supprime après avoir récupéré ce qui est utile.
- Les mots de passe partagés connus du salarié (Wi-Fi, comptes fournisseurs, coffres) doivent être changés.
- La CNIL recommande de désactiver la messagerie au départ, avec un message indiquant le nouvel interlocuteur, et de permettre au salarié de récupérer ses messages personnels auparavant.
- Les accès aux services externes (banque, réseaux sociaux de l'entreprise, sites fournisseurs) sont souvent oubliés.
Quelle est la checklist informatique d’un départ ?
Avant le départ, on transmet ; le jour du départ, on coupe ; dans les semaines qui suivent, on nettoie. La liste ci-dessous couvre l'essentiel pour une PME.
Avant le départ
- Transmission des dossiers et fichiers en cours
- Récupération des messages personnels par le salarié
- Liste des comptes externes qu’il utilise
- Date et heure de coupure fixées
Le jour du départ
- Désactivation du compte et révocation des sessions
- Coupure du VPN et des accès distants
- Retrait des coffres de mots de passe partagés
- Restitution du matériel, badge et téléphone
Dans la foulée
- Message d’absence avec le nouveau contact
- Changement des mots de passe partagés connus
- Transfert de la propriété des fichiers et partages
- Réinitialisation du poste avant réaffectation
Plus tard
- Suppression du compte après la durée de conservation
- Libération des licences
- Mise à jour de l’inventaire
Que faire de la boîte mail d’un salarié qui part ?
La désactiver au départ, avec un message automatique indiquant le nouvel interlocuteur pendant une durée limitée, après avoir permis au salarié de récupérer ses messages personnels. L'entreprise conserve ce qui est nécessaire à son activité, puis supprime la boîte : on ne la laisse pas active indéfiniment, et on ne la redirige pas sans limite vers un collègue.
Que faire en cas de départ conflictuel ?
Couper les accès au moment de l'annonce, pas à la fin du préavis, et vérifier les exports récents de données. Le risque principal n'est pas technique : c'est un accès distant qui reste ouvert plusieurs semaines après une rupture tendue.
- Attendre le dernier jour du préavis pour couper un accès distant.
- Laisser le salarié réinitialiser lui-même son poste.
- Supprimer immédiatement le compte sans avoir récupéré les données utiles.
Combien de comptes d’anciens salariés sont encore actifs chez vous ?
C'est l'une des découvertes les plus fréquentes des audits. La liste réelle des comptes actifs, rapprochée de la liste du personnel, est établie dès la première visite.
Questions fréquentes
Combien de temps garder le compte d’un ancien salarié ?
Le temps de récupérer ce qui est utile et de rediriger les correspondants, généralement quelques semaines à quelques mois selon la fonction. La durée doit être fixée à l'avance et documentée.
Peut-on lire les courriels d’un salarié parti ?
Les messages professionnels restent accessibles à l'entreprise pour les besoins de l'activité, mais pas ceux identifiés comme personnels. En cas de doute, mieux vaut demander un avis juridique.
Qui doit déclencher la procédure ?
Les ressources humaines ou la direction, qui informent le support de la date de départ. Sans ce déclencheur, aucun prestataire ne peut savoir qu'un compte doit être coupé.
Aerolis est un prestataire d'infogérance installé au Village d'entreprises Green Side, à Sophia-Antipolis, depuis 2003. Nos ingénieurs exploitent au quotidien les parcs informatiques de PME de 30 à 100 salariés des Alpes-Maritimes et de Monaco.
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