Que doit contenir l’inventaire informatique d’une PME ?
Le matériel (postes, serveurs, réseau, imprimantes, téléphones) avec son âge et sa garantie, les logiciels et licences, les comptes utilisateurs et administrateurs, les abonnements et services cloud, les contrats et fournisseurs (opérateur, maintenance, hébergement) et les accès associés. Un inventaire à jour se tient par collecte automatique, complétée et revue régulièrement.
- Un agent installé sur les postes remonte automatiquement le matériel, le système et les logiciels ; le reste se complète à la main.
- Le rapprochement entre licences payées et utilisateurs réels révèle fréquemment des abonnements inutiles.
- L'inventaire est une condition du renouvellement planifié, de la sécurité et de tout changement de prestataire.
- Il appartient à l'entreprise, pas au prestataire, et doit lui être remis sur simple demande.
Quelles informations recenser dans l’inventaire ?
Pour chaque élément : ce que c'est, où il se trouve, à qui il est affecté, depuis quand, jusqu'à quand il est garanti ou supporté, et qui le fournit. Ces six informations suffisent pour planifier, sécuriser et négocier.
Matériel
- Postes fixes et portables
- Serveurs et stockage
- Pare-feu, commutateurs, bornes Wi-Fi
- Imprimantes, téléphones, écrans
Logiciels et licences
- Systèmes et versions
- Microsoft 365 ou équivalent, par utilisateur
- Logiciels métier et leurs contrats
- Dates de renouvellement
Comptes et accès
- Utilisateurs actifs
- Comptes administrateurs
- Comptes de service et de prestataires
- Accès aux services externes
Contrats et fournisseurs
- Opérateur et liaisons
- Maintenance et garanties
- Hébergement, nom de domaine
- Contacts et numéros de contrat
Comment tenir l’inventaire à jour sans y passer des heures ?
En automatisant la collecte pour tout ce qui peut l'être — un agent sur les postes et serveurs remonte l'essentiel en continu — et en intégrant les mises à jour manuelles aux procédures existantes : arrivée, départ, achat, fin de contrat. Une revue annuelle complète corrige les écarts.
À qui appartient l’inventaire quand on a un prestataire ?
À l'entreprise. L'inventaire, les accès administrateurs et la documentation doivent pouvoir être remis à tout moment, et c'est une clause à vérifier dans le contrat. Sans eux, un changement de prestataire se transforme en reconstitution.
Le détail : changer de prestataire informatique sans interruption.
Pourriez-vous produire votre inventaire demain matin ?
L'audit gratuit commence par là : le matériel, son âge, ses garanties, les licences et les comptes réellement actifs. Le rapport vous appartient.
Questions fréquentes
Un tableur suffit-il pour l’inventaire ?
Pour quelques postes, oui. Au-delà d'une vingtaine, un outil qui collecte automatiquement devient indispensable : un tableur n'est jamais à jour.
L’inventaire est-il obligatoire ?
Il n'existe pas d'obligation générale pour toutes les PME, mais il est indispensable pour le RGPD (savoir où sont les données), pour NIS2 pour les entités concernées, et pour la plupart des cyberassurances.
À quelle fréquence le revoir ?
En continu pour les mouvements courants, et une revue complète au moins une fois par an, idéalement au moment de préparer le budget.
Aerolis est un prestataire d'infogérance installé au Village d'entreprises Green Side, à Sophia-Antipolis, depuis 2003. Nos ingénieurs exploitent au quotidien les parcs informatiques de PME de 30 à 100 salariés des Alpes-Maritimes et de Monaco.
Un regard extérieur sur votre installation
45 minutes sur site, un rapport écrit sous 5 jours, les points classés par urgence. Aucune signature, avant comme après.
Fiche d'identité Aerolis — données vérifiables
Informations publiées telles quelles pour pouvoir être vérifiées, citées et recoupées. Les identifiants d'entreprise sont consultables sur le registre national des entreprises.
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