Que faut-il préparer informatiquement pour l’arrivée d’un salarié ?
Un poste préparé et à jour, un compte nominatif avec messagerie, les accès aux seules applications et dossiers dont le poste a besoin, la double authentification activée, et une courte prise en main le premier jour avec les règles de sécurité. La demande au support se fait idéalement une semaine avant l'arrivée.
- Les droits sont définis par la fonction, pas copiés sur ceux d'un collègue ou du prédécesseur : c'est ainsi que les droits excessifs s'accumulent.
- Aucun compte partagé : chaque salarié a ses propres identifiants.
- La double authentification s'active le premier jour, avec le salarié, sur son téléphone ou une clé physique.
- Les licences (Microsoft 365, logiciel métier) se commandent à l'avance.
Quelle est la checklist informatique d’une arrivée ?
Elle tient en quatre blocs : l'information à transmettre au support, le matériel, les comptes et accès, et l'accueil du premier jour. Tout ce qui peut être préparé avant l'arrivée doit l'être.
À transmettre au support
- Nom, fonction, service, date d’arrivée
- Responsable qui valide les accès
- Applications métier nécessaires
- Télétravail prévu ou non
Matériel
- Ordinateur préparé, à jour et chiffré
- Écran, clavier, casque
- Téléphone ou ligne, si nécessaire
- Badge et accès aux locaux
Comptes et accès
- Compte nominatif et messagerie
- Licences commandées
- Accès aux dossiers du service uniquement
- Groupe de messagerie et agenda partagés
Premier jour
- Activation de la double authentification
- Présentation du gestionnaire de mots de passe
- Règles de sécurité et réflexes face au phishing
- Comment contacter le support
Quels droits d’accès donner à un nouveau salarié ?
Ceux de sa fonction, et rien de plus. La pratique qui consiste à « copier les droits de Paul » transmet aussi tout ce que Paul a accumulé au fil des années. Mieux vaut des profils par fonction, validés par le responsable, puis ajustés sur demande.
Le principe et sa mise en œuvre : maîtriser les comptes et les droits.
Comment présenter les règles de sécurité à un nouvel arrivant ?
En trente minutes, avec des exemples concrets plutôt qu'une charte à signer : comment reconnaître un courriel frauduleux, pourquoi ne jamais valider une demande de double authentification qu'on n'a pas initiée, où ranger ses fichiers pour qu'ils soient sauvegardés, et qui appeler en cas de doute.
Combien de temps attend un nouvel arrivant chez vous ?
Sous infogérance, l'arrivée est une demande standard, préparée à l'avance et traitée par l'équipe qui connaît déjà votre parc.
Questions fréquentes
Peut-on réutiliser l’ordinateur d’un ancien salarié ?
Oui, après réinitialisation complète et vérification de l'âge et de la garantie. On ne le transmet jamais avec la session et les fichiers du précédent utilisateur.
Faut-il faire signer une charte informatique ?
C'est recommandé : elle fixe les règles d'usage et, pour être opposable, doit être annexée au règlement intérieur selon les formalités prévues. Elle ne remplace pas une présentation orale des règles essentielles.
Un stagiaire ou un intérimaire a-t-il besoin d’un compte nominatif ?
Oui. Un compte partagé « stagiaire » rend toute action impossible à attribuer et reste souvent actif des années après le départ.
Aerolis est un prestataire d'infogérance installé au Village d'entreprises Green Side, à Sophia-Antipolis, depuis 2003. Nos ingénieurs exploitent au quotidien les parcs informatiques de PME de 30 à 100 salariés des Alpes-Maritimes et de Monaco.
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